Lo scopo di questa mail è fornirvi le NOVITA’ relative alla Privacy in seguito all’ emergenza Coronavirus COVID-19.
Di seguito trovate le INFORMAZIONI e gli STRUMENTI (informativa breve in allegato) per ottemperare in modo corretto alle deroghe nell’uso del trattamento dei dati personali.
L’emergenza Covid-19 apre a deroghe nell’uso del trattamento dei dati personali sino al termine dell’emergenza Coronavirus COVID-19
Il 14 marzo 2020, Cgil, Cisl e Uil hanno sottoscritto con il Governo presso la Presidenza del Consiglio un protocollo di regolamentazione delle misure per il contrasto e il contenimento della diffusione del virus Covid-19 negli ambienti di lavoro.
Nel protocollo si stabilisce, quindi, la possibilità di trattamento dati relativamente ai rischi Covid-19 da parte delle aziende italiane. L’adozione del protocollo di regolamentazione ha importanti implicazioni sul fronte privacy e protezione dei dati personali. Il protocollo, infatti, definisce la possibilità negli ambienti di lavoro di:
- Misurazione della temperatura corporea
- Redazione di una dichiarazione attestante la non provenienza dalle zone a rischio epidemiologico e l’assenza di contatti con soggetti colpiti da COVID-19
Il protocollo di sicurezza definisce, quindi, la possibilità di raccolta e trattamento dei dati personali relativamente a:
- Stato di salute: il lavoratore deve informare tempestivamente e responsabilmente il datore di lavoro della presenza di qualsiasi sintomo influenzale durante l’espletamento della prestazione lavorativa, avendo cura di rimanere ad adeguata distanza dalle persone presenti.
- Misurazione temperatura corporea: il personale, i fornitori e gli addetti alle pulizie prima di accedere al luogo di lavoro potranno essere sottoposti al controllo della temperatura corporea. Se tale temperatura risulterà superiore ai 37,5°, non sarà consentito l’accesso al luogo di lavoro. Le persone in tale condizione – nel rispetto delle indicazioni riportate in nota – saranno momentaneamente isolate e dotate di mascherine; non dovranno recarsi al Pronto Soccorso e/o nelle infermerie di sede, ma dovranno contattare nel più breve tempo possibile il proprio medico curante e seguire le sue indicazioni.
Le implicazioni sul fronte privacy
A. Secondo quanto definito dal protocollo di regolamentazione negli ambienti di lavoro, è possibile rilevare la temperatura corporea a dipendenti, fornitori, manutentori e addetti alla pulizia. La rilevazione in tempo reale della temperatura corporea costituisce un trattamento di dati personali e, pertanto, deve avvenire ai sensi della disciplina privacy vigente (Regolamento Privacy UE 2016/679 – GDPR).
Ai fini di una maggior tutela degli interessati oggetto del rilevamento dei dati personali, si suggerisce ai titolari del trattamento di:
- Rilevare la temperatura e non registrare il dato acquisto. È possibile identificare l’interessato e registrare il superamento della soglia di temperatura solo qualora sia necessario a documentare le ragioni che hanno impedito l’accesso ai locali aziendali.
- Fornire l’informativa sul trattamento dei dati personali. Si ricorda che l’informativa può omettere le informazioni di cui l’interessato è già in possesso e può essere fornita anche oralmente. Quanto ai contenuti dell’informativa, con riferimento alla finalità del trattamento potrà essere indicata la prevenzione dal contagio da COVID-19 e con riferimento alla base giuridica può essere indicata l’implementazione dei protocolli di sicurezza anti-contagio ai sensi dell’art. art. 1, n. 7, lett. d) del DPCM 11 marzo 2020. Con riferimento alla durata dell’eventuale conservazione dei dati si può far riferimento al termine dello stato d’emergenza.
- Definire le misure di sicurezza e organizzative adeguate a proteggere i dati personali. In particolare, sotto il profilo organizzativo, occorre individuare i soggetti preposti al trattamento e fornire loro le istruzioni necessarie. A tal fine, si ricorda che i dati possono essere trattati esclusivamente per finalità di prevenzione dal contagio da COVID-19 e non devono essere diffusi o comunicati a terzi al di fuori delle specifiche previsioni normative (es. in caso di richiesta da parte dell’Autorità sanitaria per la ricostruzione della filiera degli eventuali “contatti stretti di un lavoratore risultato positivo al COVID-19”).
- È necessario assicurare modalità tali da garantire la riservatezza e la dignità del lavoratore in caso di isolamento momentaneo dovuto al superamento della soglia di temperatura. Tali garanzie devono essere assicurate anche nel caso in cui il lavoratore comunichi all’ufficio responsabile del personale di aver avuto, al di fuori del contesto aziendale, contatti con soggetti risultati positivi al COVID-19 e nel caso di allontanamento del lavoratore che durante l’attività lavorativa sviluppi febbre e sintomi di infezione respiratoria e dei suoi colleghi.
B. Qualora si richieda il rilascio di una dichiarazione attestante la non provenienza dalle zone a rischio epidemiologico e l’assenza di contatti, negli ultimi 14 giorni, con soggetti risultati positivi al COVID-19, si ricorda di prestare attenzione alla disciplina sul trattamento dei dati personali, poiché l’acquisizione della dichiarazione costituisce un trattamento dati.
- A tal fine, fornita idonea informativa, si suggerisce di raccogliere solo i dati necessari, adeguati e pertinenti rispetto alla prevenzione del contagio da COVID-19. Ad esempio, se si richiede una dichiarazione sui contatti con persone risultate positive al COVID-19, occorre astenersi dal richiedere informazioni aggiuntive in merito alla persona risultata positiva. Oppure, se si richiede una dichiarazione sulla provenienza da zone a rischio epidemiologico, è necessario astenersi dal richiedere informazioni aggiuntive in merito alle specificità dei luoghi.
Va ridotto, per quanto possibile, l’accesso ai visitatori. Qualora fosse necessario l’ingresso di visitatori esterni (impresa di pulizie, manutenzione, ecc.), gli stessi dovranno sottostare a tutte le regole aziendali, ivi comprese quelle per l’accesso ai locali aziendali sopra descritte.
16/03/2020
